احتمالا همه ما این تجربه را داشته‌ایم که در ابتدای سال برنامه‌های مختلف برای سال بعد خود می‌ریزیم و معمولا هم به هیچکدام از آن‌ها عمل نمی‌کنیم! بیشتر اوقات علت این امر را عواملی چون تنبلی، نداشتن اراده و … می‌دانیم اما شاید مهمترین دلیل عمل نکردن به برنامه‌ها، نداشتن تکنیک مشخص و دقیقی برای برنامهریزی باشد. بنابراین در این مطلب به سراغ این موضوع مهم و این سوال اساسی رفته‌ایم که چگونه باید در ابتدای سال برای خود برنامهریزی کنیم؟ برای یافتن پاسخ این پرسش با ما همراه شوید.
برنامهریزی سالانه و چگونگی آن
برای داشتن یک برنامهریزی سالانه، لازم است مواردی را در نظر بگیریم و مقدماتی را فراهم کنیم. در ادامه مهمترین نکات را در این زمینه بیان خواهیم کرد:
- خودتان را بشناسید
کلید یک برنامهریزی موفق که به احتمال بسیار زیاد به آن عمل می‌کنید، شناختن خودتان و عادت و توانایی‌هایتان و همچنین شناخت استعدادهایتان است. در مقاله “چگونه استعدادهای خود را بهتر بشناسیم؟” بطور مفصل به شما آموزش داده‌ایم که چگونه استعدادهای خود را بهتر بشناسید.
شاید مهمترین دلیلی که بسیاری از برنامه‌ریزی‌های ما از پیش محکوم به شکست هستند توجه نکردن به عادت‌ها، اخلاق و شخصیت خودمان است. بنابراین در اولین قدم برای یک برنامهریزی موفق سالانه بهتر است ابتدا به سراغ خودمان برویم. خواندن مقاله کتاب قدرت عادت به شما دید بازتری از حلقه عادت و چگونگی شکل‌گیری آن می دهد و به شما کمک می کند تا بتوانید از این حلقه خارج شوید و عادات خود را تغییر دهید.
ببینید معمولا زمان‌تان را صرف چه کارهایی می‌کنید؟ چه ساعاتی از روز توانایی بیشتری برای فعالیت‌های فکری دارید؟ چه ساعاتی از روز ترجیح می‌دهید استراحت کنید یا به تفریحات مورد علاقه‌تان مشغول شوید؟
برای این کار عجله نکنید. حتی می‌توانید چند روز را صرف بررسی فعالیت‌های روزانه خودتان کنید و سپس با شناخت و اشراف کافی بر اینکه معمولا چگونه زمان‌تان را می‌گذرانید، برای سال بعد خود برنامه بریزید.
- اهداف‌تان را مشخص کنید
مشخص کردن اهداف، گام بعدی ما در یک برنامهریزی سالانه موفق است. این سوال را از خود بپرسید که برای سال بعد قصد انجام چه کارهایی را دارید و برای موفقیت در آن کار هدف‌گذاری کنید. برای نمونه قصد دارید چه چیزهای تازه‌ای بیاموزید، به چه مقاصد جدیدی بروید، چه مهارت جدیدی را یاد بگیرید و …
این کار را بسیار دقیق و مشخص انجام دهید، هدف‌گذاری دقیق پایه‌ای برای برنامه‌ریزی‌های آتی شما هم هست. سال‌های بعد نیز می‌توانید با ارزیابی میزان دستیابی به اهداف‌تان در سال گذشته، اهداف سال بعد را به صورت مشخص‌تری تعیین کنید.
این مرحله‌ای است که به تفکر بسیار زیادی احتیاج دارد، تمام فعالیت‌هایی که باید در سال جدید طبق برنامهریزی انجام دهید بر مبنای شناخت خود و اهداف‌تان است که مشخص می‌شوند.
این را هم در نظر باشید که اهداف تنها کارهایی که قصد انجام آن‌ها را دارید نیستند، کارهایی که نمی‌خواهید در سال جدید دیگر در برنامه زندگی شما جایی داشته باشند را هم در برنامهریزی سالانه خودتان مد نظر قرار دهید. برای نمونه اگر قصد دارید ماده غذایی را که برای بدن‌تان مفید نیست کنار بگذارید یا هر کار دیگری که قصد ندارید در سال جدید دیگر به آن‌ها عمل کنید. شما می‌توانید با مطالعه مقاله “چطور هدف‌گذاری کنیم تا به اهدافمان برسیم“، یک هدف‌گذاری کامل از خواسته‌های خود داشته باشید.
- اولویت‌بندی کنید
اولویت‌بندی، مرحله بعدی در یک برنامهریزی سالانه موفق است. حال که اهداف‌تان را مشخص کردید و به شناخت خوبی از عادات و رفتارهای خودتان رسیدید، بر حسب علاقه، شرایط زندگی، موقعیت تحصیلی و … مشخص کنید که کدام یک از اهدافی که برای سال بعد قصد رسیدن به آن‌ها را دارید برای‌تان در اولویت قرار دارند.
- برنامه خود را مکتوب کنید
نکته مهم این که حتما برنامه‌تان را مکتوب کنید. نوشتن برنامه‌ها تعهد بیشتری را در شما برای عمل کردن به آن‌ها ایجاد می‌کند. همچنین سعی کنید برنامهریزی را برای خودتان جذاب‌تر کنید. برای نمونه از رنگ ها استفاده کنید. مانند استفاده از برچسب‌های رنگی، دفترچه‌های برنامهریزی شخصی یا هر چیز دیگری که فکر می‌کنید برنامهریزی و عمل کردن به آن را برای‌تان به فرآیندی جذاب‌تر تبدیل می‌کنند و احتمال تهعد به برنامه‌ها را در شما افزایش می‌دهند.
حالا که تمام مقدمات را برای داشتن یک برنامهریزی موفق انجام دادید، نوبت حرکت است. جدول زمانی مشخصی را برای سال بعد خود مشخص کنید و برحسب اهداف و اولویت‌ها و عاداتی که فقط خودتان به آن‌ها مسلط هستید طرح اولیه برنامه‌هایی که برای سال بعد خود در نظر دارید را مشخص کنید.
آزمایش و ارزیابی برنامهریزی سالانه
سعی کنید حتما برنامه‌ای را که برای خودتان ریخته‌اید برای یک مدت کوتاه آزمایش کنید. ببینید آیا می‌توانید به این برنامه عمل کنید و با آن هماهنگ باشید. این مرحله به شما کمک بسیار زیادی برای انجام یک برنامهریزی موفق می‌کند.
اگر نتوانستید آنگونه که مد نظرتان است به برنامه‌ای که ریخته‌اید عمل کنید، نوبت بازگشت به مراحل قبلی، اصلاح برنامه و رسیدن به برنامهریزی سالانه‌ای است که امکان موفقیت شما در آن به بالاترین حد ممکن برسد.
موفق نشدن در اجرایی کردن اموری که برنامهریزی کرده‌اید ممکن است مربوط به هر یک از مراحل مقدماتی که گفتیم باشد. ممکن است اشراف خوبی به عادات خود نداشته باشید و نتوانسته‌اید زمان‌تان را به خوبی مدیریت کنید، شاید اهداف‌تان را به درستی مشخص نکرده‌اید یا شاید هم در اولویت‌بندی اهداف و کارها موفق عمل نکرده باشید. به هر حال باید مرحله به مرحله به ابتدای فرآیند برنامهریزی برگردید و برنامه خود را تا جایی که در اجرایی کردن آن مشکل نداشته باشید، اصلاح کنید.
برنامه‌ای را که اصلاح کرده‌اید را هم چند روز آزمایش کنید تا بالاخره بتوانید به برنامه‌ای که مد نظرتان است و طی آزمایش و خطا به موفقیت آن اطمینان بیشتری پیدا کرده‌اید برسید. از گذاشتن کمی زمان در این مرحله نترسید. آزمایش چند روزه برنامه‌ریزی‌ها به شما کمک می‌کند تا در بلند مدت برنامهریزی موفق‌تری را تجربه کنید.
چگونه به برنامه خود متعهد باشیم؟
برای این که تهعد بیشتری به برنامه‌ای که ریخته‌اید داشته باشید میزان عمل کردن به برنامه‌ها را به هر شیوه‌ای که فکر می‌کنید برای‌تان جذاب‌تر است، مشخص کنید. به ایده‌های جذاب و متنوع برای یادداشت‌برداری و یا هر شیوه دیگری که برای مشخص کردن میزان تعهدتان به برنامه در نظر گرفته‌اید، فکر کنید.
در بازه‌های زمانی مشخص نیز روند کلی عمل به برنامه‌ریزی‌تان را ارزیابی کنید. حتی می‌توانید در این مرحله به خودتان نمره بدهید.
در نظر داشته باشید که اگر تا مدتی دقیقا طبق برنامه‌تان عمل نکردید نباید نا امید شوید. در واقع نا امید نشدن و مداومت در برنامهریزی همان چیزی است که یک برنامه موفق را از یک برنامه ناموفق و شکست‌خورده جدا می‌کند.
این را هم بدانید که این تغییرات و کسب عادات کوچک است که در نهایت به موفقیت و رسیدن به اهداف بزرگ‌تر منتهی می‌شوند، بنابراین از اینکه مدت زمان زیادی را برای رسیدن به اهداف کوچک‌تان صرف می‌کنید نترسید و زمانی که به هر یک از اهداف‌تان می‌رسید این موفقیت را جشن بگیرید. مدتی طول می‌کشد تا برنامه‌ای که برای خودتان ریخته‌اید، تبدیل به عادت شود.
یکی دیگر از کارهایی که در روند اجرایی شدن یک برنامهریزی موفق می‌توانید انجام دهید مرور برنامه‌ها و نحوه عمل کردن به آن‌ها است. این نیز شما را برای داشتن تعهد بیشتر به برنامه‌ای که برای خودتان ریخته‌اید ترغیب می‌کند. اگر هم برنامه را جایی که در معرض دیدتان باشد نصب کنید که بسیار بهتر است.
تعادل در برنامهریزی
برای این که برنامهریزی موفقی داشته باشید تعادل یکی از مهمترین نکاتی است که باید در نظر بگیرید. تمام توان‌تان را روی یک کار مشخص نگذارید، این گونه برنامه‌تان خسته‌کننده و یکنواخت و ادامه دادن به آن کاری سخت و طاقت فرسا می‌شود.
در واقع اگر تعادل در برنامهریزی را رعایت نکنید، احتمال شکست در برنامه بسیار بالاتر می‌رود. برای نمونه اگر اولویت اهداف‌تان رسیدن به جایگاه خاصی از نظر تحصیلی است، در کنار زمان‌هایی که برای درس خواندن و مطالعه مشخص کرده‌اید، حتما زمان‌هایی را هم برای ورزش یا دیگر فعالیت‌های مورد علاقه‌تان که شما را سرگرم می‌کنند، اختصاص دهید. گذاشتن زنگ تفریح همان چیزی است که شما را به ادامه برنامهریزی علاقه‌مند می‌کند.
یکی دیگر از نکاتی که باید در برنامهریزی سالانه به آن توجه داشته باشید، انعطاف در برنامهریزی است. ریختن یک برنامه خشک و بدون انعطاف احتمال به سرانجام رسیدن آن را تا حد زیادی کاهش می‌دهد.
منعطف بودن برنامهریزی به معنای این نیست که تعهدی به اجرای برنامه نداشته باشید یا راه فراری از انجام برنامه برای خودتان مشخص کنید، بلکه به معنای پویا بودن برنامه سالانه شماست. برای نمونه در مورد برنامهریزی زمانی برای انجام بسیاری از کارها، نمی‌توانید به صورت دقیق مشخص کنید که چند ساعت یا دقیقه برای انجام کاری به زمان نیاز است بلکه باید بازه‌های زمانی مشخصی را برای خود مشخص کنید و اتفاقات غیرقابل پیش‌بینی را هم در نظر بگیرید.
برنامه ریزی کوتاه‌مدت بهتر است یا بلندمدت؟
بهتر است در کنار برنامهریزی سالانه بلندمدتی که مشخص کرده‌اید، با توجه به اهداف و اولویت‌ها برنامهریزی کوتاه‌مدتی را نیز بر مبنای برنامهریزی اصلی برای خود در نظر بگیرید. این برنامهریزی کوتاه‌مدت به شما کمک می‌کند تا اهداف‌تان را هم به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کنید و با رسیدن به هر یک از این هدف‌ها امید و انگیزه شما برای رسیدن به هدف نهایی و بلندمدت بالاتر می‌رود.
برای نمونه با توجه به برنامه سالانه، برنامه ماهانه یا هفتگی مشخصی را برای خودتان بریزید و اهداف مشخصی را هم برای آن ماه در راستای هدف اصلی در نظر بگیرید. اگر به اهداف کوتاه مدت‌تان رسیدید که چه بهتر! می‌توانید تمرکزتان را روی هدف کوتاه مدت بعدی بگذارید، اگر نرسیدید هم اشکالی ندارد، جذابیت فرآیند برنامهریزی به دوباره بلند شدن‌ها و ناامید نشدن‌هاست، پس دوباره شروع کنید.
مدیریت زمان
مدیریت زمان مهمترین چالش شما در انجام یک برنامهریزی سالانه موفق است. مدیریت زمانی که در اختیار دارید در واقع نوعی مهارت محسوب می‌شود و برای داشتن یک برنامهریزی موفق، باید این مهارت را در خودتان به وجود آورید. مدیریت زمان عامل تعیین کننده‌ای در موفقیت یا شکست برنامه شما به شمار می‌رود.
ایجاد تعادل در کارها یکی از مهمترین نکاتی است که در بحث مدیریت زمان باید در نظر داشته باشید. همچنین مشخص کردن اهداف و به طور کلی مسلط بودن بر کارهایی که قصد انجام آن‌ها را دارید و البته اشراف بر اینکه معمولا زمان خود را چگونه سپری می‌کنید، هم به مدیریت بهتر زمان در برنامهریزی سالانه شما کمک می‌کند.
اولویت‌بندی نکردن اهداف، یکی از دلایلی است که می‌تواند در روند مدیریت خوب زمان توسط شما مانع ایجاد کند. مشخص نکردن اولویت‌ها شما را سردرگم کرده و موجب می‌شود ندانید که در هر بازه زمانی باید چه فعالیتی را انجام دهید.
اولویت‌بندی خود نوعی مهارت است که اگر در همان ابتدای برنامهریزی سالانه به خوبی برای آن وقت بگذارید و به آن توجه داشته باشید، در مراحل اجرایی به شما برای رسیدن به اهدافی که در سر دارید بسیار کمک می‌کند. روش‌ها و ابزارهای مختلفی هم برای اولویت‌بندی کارها وجود دارد که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید و این کار را با سرعت و دقت بیشتری انجام دهید.
بزرگترین اشتباهات در برنامهریزی
همان گونه که گفتیم یکی از بزرگترین اشتباهاتی که در یک برنامهریزی انجام می‌شود، توجه نکردن به عادات رفتاری و شخصیتی خودمان است. بدون شناخت کافی از خودمان و این که معمولا زمان‌مان را چگونه می‌گذرانیم، نمی‌توانیم برنامهریزی موفقی داشته باشیم.
مکتوب نکردن برنامه‌هایی که برای سال آینده خود ریخته‌اید هم یکی دیگر از اشتباهاتی است که می‌تواند برنامهریزی شما را با مانع رو به رو کند. مکتوب کردن برنامه‌ها ضمن این که آن‌ها را به شما یادآوری می‌کند، تعهد بیشتری را هم در شما برای انجام این برنامه‌ها ایجاد می‌کند.
کمال طلبی یکی دیگر از اشکالاتی است که ممکن است برنامه شما را با مشکل مواجهه کند. حتما از رسیدن به اهداف هر چند کوچک هم خوشحال شوید و خودتان را تشویق کنید.
عقب انداختن دائم کارها هم یکی دیگر از موانع مهم موفق شدن یک برنامهریزی است. در روند اجرایی شدن یک برنامه، این که شما کاری را انجام دهید و به هدف مورد نظرتان نرسیده باشید، با عقب انداختن آن کار بسیار متفاوت است. کارهایی را که در برنامهریزی ابتدایی برای خود مشخص کرده‌اید به زمان دیگری موکول نکنید.
سخن آخر
در کل باید گفت برنامهریزی نیاز زندگی هر انسانی است و باید برای انجام امور روزمره و یا رسیدن به اهداف بلند مدت برنامه ریخت، اما اجازه ندهید که برنامه‌ریزی‌ها شما را از زندگی کردن بیاندازند یا مضطرب‌تان کنند. برنامه‌ای شاد، منعطف و پویا بریزید، سعی در تعهد به برنامه‌تان داشته باشید اما اعتماد به نفس‌تان را به خاطر اجرایی نشدن یک یا چند برنامه از دست ندهید. در یک کلام از قدرت برنامهریزی برای بهتر شدن زندگی و رسیدن به اهداف‌تان به خوبی استفاده کنید.
