یکی از باارزش‌ترین دارایی‌هایی که از آن بی‌خبریم زمان است!
زمانی که هر لحظه از آن برابر با مقدار معینی از پول در آینده است؛ اما اگر شیوه استفاده صحیح و اصول مدیریت زمان را بدانیم و بازدهی خود را متناسب با آن افزایش دهیم.
در دنیای امروزه که زندگی ماشینی و مشغله‌های مربوط به آن بیش از گذشته به میان آمده‌اند، کمبود وقت و افت بازدهی به یک مشکل تبدیل شده است، اما مشکل کمبود وقت و بازدهی، آن‌طور که روانشناسان می‌گویند وجود خارجی ندارد! بلکه این مساله اساساً از درون انسان نشات می‌گیرد؛ اگر شما بهترین شیوه مدیریت زمان و افزایش بازدهی را بدانید دیگر چنین مشکلاتی را هرگز نخواهید داشت بلکه متعاقباً وقت و انرژی بیشتری را هم اضافه خواهید آورد.
اگر تمامی کتاب‌های مرتبط با مدیریت زمان و افزایش کارایی را خوانده باشید، اکثر سمینار‌‌های مربوط به آنها را شرکت کرده باشید، تنها به یک اصل خواهید رسید، اصلی که توصیه‌ی تمام کارآفرینان است و عبارت است از؛ انتخاب یک روش ترکیبی، ساده و متناسب با شخصیت خود که قبلاً در رابطه با آن کاملاً تحقیق کرده باشید.
اگر شما هم به این توصیه تمایل نشان می‌دهید و دوست دارید بهترین روش مدیریت زمان و افزایش بازدهی را یاد بگیرید به جای درستی آمده‌اید.
تکنیک پومودورو؛ بهترین روش ترکیبی
شیوه‌ی پومودورو یا Pomodoro Technique، یکی از روش‌های مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری است که توسط شخصی به نام فرانچسکو چیریلو | Francesco Cirillo ابداع و توسعه داده شده است.
این روش در یک دیدگاه کلی می‌گوید؛ هر فرد در این کره‌ی خاکی با توجه به زمانی که روی انجام یک کار می‌گذارد، نیاز به مقدار معینی استراحت دارد.
چیزی که فرانچسکو از زبان این تکنیک می‌گوید از تحلیل‌ها و محاسبات پیچیده‌اش منشا می‌گیرد، او در استدلال‌هایی که در سال ۱۹۸۰ میلادی، همزمان با معرفی این روش آورد، می‌گفت؛ لازم است زمان‌هایی که یک شخص، صرف نظر از اینکه چه جنسیتی دارد، و در بیداری به سر می‌برد را به تکه‌های ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم کنیم، «۲۵ دقیقه، زمان لازم جهت تهیه یک نوع سس گوجه فرنگی به نام پومودورو است» سپس نام‌شان را پومودورو بگذاریم. آن شخص می‌تواند پس از یک پومودورو کار کردن، نسبت به سبک یا سنگین بودن کار زمانی بین ۳ الی ۵ دقیقه استراحت کند.
فرد می‌تواند حتی ۱۰ پومودورو کار کند و سپس نسبت به همان میزان ۳ الی ۱۰ دقیقه را ضرب در تعداد پومودورو کرده و استراحت کند! مثلاً اگر فردی ۴ پومودورو مشغول به‌کار بود، می‌تواند با احتساب ۴ دقیقه برای هر تکه، حدود ۱۶ دقیقه استراحت کند. اما این تمام ماجرا نیست! بلکه این تکنیک از قاعده‌ی ساختار بندی شده‌ای تبعیت می‌کند که با شناخت کامل آن می‌توان استفاده‌ی بهتری نیز از آن برد.
چرا باید از پومودورو استفاده کرد؟
برای پاسخ به این سوال، می‌بایست نگاهی به پیشینه، ساختار و سازنده‌ی این روش بیاندازیم.
در ابتدا چیزی که بیش از همه جلب توجه می‌کند مخترع این تکنیک است، چیریلو که یک نوآور و کارگشا در زمینه‌ی فنون بهبود فرایند شناخته می‌شود، هرگز به عنوان یک متخصص، روش بیهوده‌ای را ابداع نمی‌کند.
اما بهتر از آن پیشینه این تکنیک است، در حال حاضر «سال ۲۰۲۰» حدود ۴۰ سال از ابداع این فن می‌گذرد و تحقیقات حاکی از آن است که اغلب استفاده کنندگان این روش، از بازدهی و عملکرد خود راضی هستند. نهایتاً اگر به ساختار روش پومودورو نظاره‌ای داشته باشیم، متوجه خواهیم شد که اساس آن روی مدیریت زمان و افزایش بازدهی کاری بنا شده است و برای استفاده کننده کار اضافه بر سازمانی را متحمل نمی‌کند. با این اوصاف بهتر است بپرسیم؛ چرا باید از پومودورو استفاده نکرد؟
برای استفاده از تکنیک پومودورو، می‌توانید از اپلیکیشن‌های مختلف پومودرو یا سایتهایی که مربوط به این تکنیک هستند یا از تایمرهای دستی و موبایل استفاده کنید.
قاعده کار چیست؟
این فن شامل پنج مرحله اساسی می‌شود که در زیر به ترتیب لیست شده‌اند و توضیحات کاملی جهت اجرا زیر هرکدام قرار گرفته است:
قدم اول؛ گزینش کارها
چه کار‌هایی قصد دارید انجام دهید؟ این سوالی است که در قدم اول می‌بایست از خود بپرسید. سپس به ترتیب اولویت‌شان روی یک برگه‌ی کاغذ لیست کنید. برای مثال قصد دارید فردا؛ پیاده‌روی کنید، مقداری خرید کنید، به گل‌ها آب داده و با دوست خود سر یک مساله مهم صبحت کنید. برای اینکه بدانید کدام یک از آنها اولویت بیشتری برای زودتر انجام شدن دارند، بهتر است یک نمره به هر کدام بدهید و سپس از بالاترین به کمترین در یک کاغذ یا در اپلیکیشن یادداشت بنویسید.
قدم دوم؛ چند پومودورو؟
تعداد پومودوروهای لازم را برای یک کار مشخص کنید، دقت داشته باشید در هر پومودورو فقط یک کار انجام دهید. از ساعت زنگ‌دار می‌توانید برای پومودروها استفاده کنید.
قدم سوم؛ شروع
کارتان را تا زمانی که ساعت به زنگ درآید انجام دهید، سعی کنید تمام تمرکز خود را بر روی همان کار بگذارید و به کارهای دیگر نپردازید اگر حواس پرتی یا افکار خاصی به سرتان آمد آنها را یادداشت کنید و سپس به آنها فکر نکنید. سعی کنید همه‌ی ابزارهای حواس پرتی (موبایل، تلویزیون و برنامه هایی که نوتیفیکیشن دارند) را از خود دور کنید و کارتان را انجام دهید تا صدای آلارم برنامه پومودورو (که تنها آلارمی است که غیرفعال نکرده‌اید) به شما اعلام کند که وقت‌تان به پایان رسیده است.
قدم چهارم؛ تیک زدن
هشدار موبایل می‌گوید پومودورو تمام شده است، عالی است می‌توانید کار مدنظر خود را اگر تمام کردید تیک زده و ۳ الی ۵ دقیقه استراحت کنید، مثلا یک لیوان چایی بنوشید، مدیتیشن کنید، قدم بزنید و موسیقی گوش دهید. اگر هم تما نشده بعد از استراحت در پومودروی بعدی به آن ادامه دهید.
قدم پنجم؛ بازم چندتا تیک؟
اگر تعداد علامت‌های تیک‌دار یا تعداد پومودروهای روی کاغذتان به چهار عدد رسیده، استراحتی ۱۵ تا ۳۰ دقیقه‌ای را در پیش گرفته و در این زمان استراحت می‌توانید گوشی خود را چک کنید و به پیامها و تماسهای بی‌پاسخ جواب دهید.
سخن آخر
همان‌طور که می‌بینید تکنیک پومودورو یک روش چند مرحله‌ای ساده است که در عین حال، با قاعده‌ای هدفمند به شما کمک می‌کند تا بیشتر از گذشته وقت شناس باشید. وقتی با آن بیشتر از پیش به کارهایتان برسید، متوجه می‌شوید که برای یک کار چه میزان وقت بگذارید، چه اولویتی دارد و اصلاً چگونه خوب تلاش کنید تا در یک ۲۵ دقیقه بتوانید آن را به اتمام برسانید! استراحت‌های کوتاه آن نیز به کمک‌تان می‌آید تا برای آن تلاش کنید و بدانید چطور در مدتی کوتاه، بهترین بازدهی را از استراحت خود ببرید.
لازم به ذکر است که این یک روش پیشنهادی است که ممکن است برای شما مناسب باشد یا اینکه نتوانید با آن ارتباط برقرار کنید، در این صورت، انجام دادنش را برای خودتان اجبار نکنید. اما اگر این روش برای شما جواب داد و مناسب بود، به زمان‌های استراحت عمل کنید؛ این وقفه‌های منظم برای بهره‌وری شما بسیار مهم است.
