کارایی و اثربخشی به عنوان یکی از مهم‌ترین موضوعات در حوزه مدیریت و آموزش حرفه مدیریتی شناخته می‌شود. به این نکته دقت داشته باشید که تعریف کارایی و تعریف اثربخشی با هم متفاوت است و تعاریف و برداشت‌های متفاوتی از آن‌ها ارائه می‌شود. ما در این مقاله قصد داریم بیشتر در خصوص رفتار سازمانی، مدیریت و تفکر استراتژیک، برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری در راستای معرفی کارایی و اثربخشی تمرکز کنیم. این دو به عنوان ابزارهایی برای مدیریت مدرن در دنیای امروزی معرفی شده‌اند که با استفاده از آن‌ها، نتیجه مطلوب و دلخواه حاصل می‌شود. به منظور آشنایی بیشتر با مفهوم و کاربرد کارایی و اثربخشی با ما همراه باشید.

کارایی چیست؟

کارایی به زبان ساده یعنی کاهش اتلاف منابع در راستای انجام یک فعالیت. در تعریف کارایی از عبارت‌های دیگری نظیر راندمان هم یاد می‌شود که در اصل تفاوت با کلمه کارایی ندارد. اگر یک فعالیت را امروز با منابع کمتری نسبت به دیروز انجام داده باشید به این معنی است که کارایی یا راندمان عملکرد شما در آن فعالیت به خصوص بالا رفته است. مثلا زمانی که یک پروژه و برنامه مشخص به دو کارمند سپرده می‌شود، کارمندی که با صرف زمان و سرمایه کمتر به نتیجه مطلوب می‌رسد، در اصل کارایی بسیار بهتری نسبت به کارمند دیگر داشته است.

حتما برای شما هم پیش آمده که به دلیل کم‌خوابی قدرت تمرکزتان کاهش پیدا کند و نیروی کافی به منظور انجام اموری را نداشته باشید. در این زمان، در اصل کارایی شما به شدت کاهش پیدا کرده است. به این موضوع دقت داشته باشید که در بعضی ارگان‌ها یا سازمان‌های خاص اجازه استفاده از گوشی همراه ممنوع است، دلیل این موضوع در ابعاد مختلف مانند چهارچوب‌های امنیتی و … بررسی می‌شود اما یکی از مهم‌ترین دلیل‌های این قانون، حواس‌پرتی شما در حین انجام یک پروژه یا فعالیت مهم به دلیل شنیدن نوتیفیکیشن یا صدای گوشی همراه است که در این صورت کارایی شما در آن فعالیت کاهش پیدا می‌کند. پس همواره بدنبال دوری از مواردی باشید که باعث کاهش کارایی می‌شوند.

یک گروه کاری را در نظر بگیرید که یکی از نیروهای موجود در آن گروه، سرعت کار خود را بالا می‌برد نتیجه‌ای که از این عملکرد حاصل می‌شود، بالا رفتن کارایی گروه حتی در ابعاد خرد است. در تمامی این تعاریف یک اصل مهم نهفته است و آن هم این که برای ما مهم نیست که چهارچوب کار در چه مسیری پیش می‌رود، تنها چیزی که دارای اهمیت است، صرف هزینه و زمان کمتر برای رسیدن به نتیجه مطلوب در یک پروژه است.

اثربخشی چیست؟

اثربخشی به عنوان یک عامل مهم در فرایند انجام پروژه‌ها محسوب می شود که میزان آن با توجه به همسو بودن فعالیت‌ها با هدف‌های تعیین شده قابل اندازه‌گیری است. پس در یک تعریف ساده می‌توان گفت منظور از افزایش اثربخشی این است که فعالیت‌های ما نسبت به گذشته با هدف‌هایی که تعریف کرده‌ایم بیشتر همسو شده است. برای درک بهتر از تعریف و نحوه استفاده از عبارت اثربخشی در فعالیت‌های مختلف، به بخش‌هایی بعدی دقت کنید.

تا وقتی شاخص‌ها و پارامترهای اصلی عملکرد ما در یک پروژه به درستی تعریف نشده باشد، قادر به اندازه‌گیری و مشاهده اثربخشی مطلوب در آن فعالیت نخواهیم بود. یکی از کلیدی‌ترین نکات در این زمینه این است که چه در امور زندگی شخصی و چه در امور کاری، تا زمانی که نوع ماموریت، چشم‌انداز و اهداف ما تعیین نشده باشد، امکان مشاهده و بررسی اثربخشی وجود ندارد.

پارامتر‌هایی که در بخش قبلی اشاره شد به عنوان یک ابزار برای جهت‌گیری امور به شمار می‌آیند و شما بعد از مشخص شدن جهت، توانایی برنامه‌ریزی و مدیریت امور را خواهید داشت لذا برای بالا بردن اثربخشی در هر حوزه‌ای به این موارد باید بیش از پیش دقت بیشتری داشته باشید. در صورتی که شخصی نداند که می‌خواهد چه کاری انجام دهد یا هدف او از فعالیت‌هایش چیست، هرگز موفق به بررسی یا اندازه‌گیری فاکتور اثربخشی در پروژه‌های خود نخواهد بود.

تفاوت کارایی و اثربخشی چیست؟

برای پاسخ به این پرسش معمولا جواب‌های کلیشه‌ای بسیاری مانند این جمله مطرح می‌شود که «کارایی به معنی انجام دادن درست کار است و اثربخشی به معنی انجام دادن کار درست است.» اما خیلی به این پاسخ‌ها تکیه نکنید در اصل تفاوت بین این دو عبارت با توجه به مفاهیم و اطلاعاتی که تا این بخش از مقاله ارائه شد، موارد متنوعی را در بر می‌گیرد.

کارایی در اصل به مفاهیمی که در مهندسی آموزش داده می‌شود نزدیک‌تر است و در بسیاری از مواقع ما می‌توانیم میزان آن را به صورت کمی در هر پروژه‌ای اندازه‌گیری کنیم. منظور از کارایی در فعالیت‌ها و امور مختلف این است که با چه روشی همین کارهایی را که تا دیروز انجام می‌دادیم بهتر و با اتلاف منابع کمتر به ثمر برسانیم؟ و در طرف مقابل دغدغه اصلی در اثربخشی این است که آیا این کارها و اموری که ما انجام می‌دهیم، دقیقا همان کاری است که باید انجام شود یا باید در انجام امور بازنگری داشته باشیم؟

در حقیقت کارایی بیشتر به چگونگی باز می‌گردد و اثربخشی به چرایی. این که یک کار مشخص را چگونه انجام بدهیم تا بهترین نتیجه را بگیریم، به حوزه کارایی مربوط می‌شود و این که چرا آن کار را انجام می‌دهیم، به اثربخشی اشاره دارد. در بهترین حالت، افراد و سازمان‌ها باید نسبت به اهداف خود آگاه باشند.

کارایی و اثربخشی در زندگی شخصی

طبق آزمایش‌ها و تحقیقاتی که در ابعاد گسترده انجام شده است، انسان‌ها در جریان امور و فعالیت‌های زندگی شخصی خود بیشتر با فاکتور کارایی و بهبود آن درگیر هستند تا افزایش اثربخشی. انسان‌ها معمولا در تلاش هستند که زمان خود را مدیریت کنند (در مقاله “بهترین شیوه مدیریت زمان چیست” ما بطور مفصلی در زمینه مدیریت زمان صحبت کرده‌ایم که شما می‌توانید با مطالعه آن زمان خود را مدیت کنید)، زمان خواب خود را برای بهبود عملکرد کاهش دهند، مسیر کوتاه‌تری را برای رسیدن به محل کار و منزل پیدا کنند، فروشگاه‌هایی را که بیشتر تخفیف می‌دهند، کشف کنند و … تمامی این امور در راستای بهبود کارایی هستند. پس همواره سعی کنید بدنبال حذف عوامل کاهش و نابودی کارایی روزانه خود باشید.

گاهی ذهن ما انسان‌ها آن چنان درگیر این مسائل می‌شود که فراموش می‌کنیم از خود بپرسیم آیا کاری که انجام می‌دهم درست است؟ آیا من در مسیر صحیح گام برمی‌دارم؟ آیا فعالیت‌هایی که من درگیرشان هستم با اهداف زندگی من همسو هستند؟! ما باید هر از گاهی این سوالات را از خود بپرسیم و برای آن‌ها جواب‌های مناسبی پیدا کنیم تا حواس‌مان به فاکتور اثربخشی هم باشد.

مثلا این که شما قصد یادگیری زبان فرانسوی را داشته باشید و تلاش کنید تا نزدیک‌ترین مجموعه را پیدا کنید، از جنس بهبود کارایی به شمار می‌آید اما اگر در این زمینه از خود سوال کنید که آیا الان زمان مناسبی است که برای یادگیری زبان فرانسه اقدام کنم؟ این سوال از جنس دغدغه اثربخشی در زندگی شخصی و کاری شما است. مثال دیگر این است که تلاش می‌کنید تندخوانی را یاد بگیرید تا سریع‌تر بخوانید و این باز از جنس بهبود کارایی است در صورتی که اگر دقت کنید که با خواندن یک کتاب اطلاعات شما بیشتر شود و یادگیری جدیدی داشته باشید از جنس دغدغه‌های اثربخشی محسوب می‌شود.

کارایی و اثربخشی در امور سازمانی

فاکتورهای کارایی و اثربخشی در امور و فعالیت‌های سازمانی از ارزش بسیار بالایی برخوردار هستند. در یک سازمان مجموعه‌ای از امور و فعالیت‌ها وجود دارند که روز به روز نیاز به بهبود دارند. معمولا تمامی این برنامه‌ریزی‌ها به نوعی زیرمجموعه‌ای از کارایی محسوب می‌شوند و مدیرانی که بیشتر درگیر این امور هستند، بیشتر به عنوان مدیران اجرایی در بازار کار و سازمان‌ها شناخته می‌شوند. در تعریف دیگر مدیران استراتژیک به مدیرانی گفته می‌شود که همواره به عامل اثربخشی در فعالیت‌های سازمان فکر می‌کنند و در راستای افزایش آن، تصمیمات مهمی می‌گیرند. در نهایت بهترین مدیران استراتژیک افرادی هستند که حواس‌شان به هر دو فاکتور باشد.

بهره‌وری چیست؟

گفته می‌شود بهره‌وری از ترکیب کارایی و اثربخشی به دست می‌آید. در این تعریف باید توجه داشته باشید که جنس این دو عامل با یکدیگر یکسان نیست و امکان جمع‌بندی این دو با هم به راحتی وجود ندارد. این تعریف بیشتر به عنوان یک پاسخ نمادین ارائه می‌شود. پس وقتی از عنوان بهره‌وری در یک مجموعه سخن گفته می‌شود، در اصل منظور این است که در تلاش هستیم هم در حوزه کارایی و هم در حوزه اثربخشی، بهبودهایی را ایجاد کنیم.

سخن آخر

کارایی و اثربخشی به عنوان پارامتر‌های بسیار مهم در مدیریت امور در زندگی شخصی و کاری محسوب می‌شود. این دو عامل در اصل از جنس‌های متفاوت هستند اما بسیاری اوقات در کنار هم استفاده می‌شوند. منظور از کارایی این است که در راستای انجام یک فعالیت ما نسبت به دیروز منابع کمتری را صرف کنیم و به نتیجه برسیم. این یعنی کارایی ما نسبت به دیروز بیشتر شده است. حال منظور از اثربخشی این است که در انجام یک پروژه باید حواس‌مان به همسو بودن فعالیت‌ها و اهداف باشد. این دو عامل یعنی کارایی و اثربخشی از ویژگی‌های بارز مدیران در سازمان‌ها است و در اصل افرادی که پتانسیل افزایش کارایی دارند، به عنوان مدیران اجرایی شناخته می‌شوند و افرادی که حواس‌شان به نوع اجرای امور و همسو بودن آن با اهداف سازمان است، مدیران استراتژیک نامیده می‌شوند. در اصل باید دقت داشته باشید که بحث کارایی و اثربخشی حتی در زندگی شخصی ما انسان‌ها هم قابل مشاهده و بررسی است اما ما عادت داریم بیشتر به کارایی دقت کنیم تا اثر بخشی و برای حفظ تعادل و رسیدن به اهداف، توجه به هر دو این معیارها موارد ضرورت دارد.