تفویض اختیار راهکاری است برای افزایش مشارکت سازمانی و افزايش احساس مسئولیت و درگیری کاری کارکنان یک سازمان؛ راهکاری اثربخش که انجام آن با رعایت اصول خاص، برای مدیر و سازمان بسیار مفید خواهد بود. بیشتر فعالیت‌های مدیران را می‌توان به زیردستان آن‌ها تفویض کرد و به این ترتیب برای رسیدن به نتیجه بهتر، قدمی مهم برداشت.
نیاز نیست تا مدیران تمام فعالیت‌هایی را که قادر به انجام دادن آن هستند، به تنهایی به انجام رسانند. کافي است تا آن‌ها ابتدا کار را به دیگران یاد دهند و سپس وظایف را بین زیردستان خود تفویض کنند. با این اقدام سایر افراد مشغول در سازمان وظيفه به انجام رساندن یک سری از کارها را برعهده می‌گیرند. مدیر مجموعه نیز در جست‌وجو و کشف نکات جدید و تازه، انجام وظایف اصلی خود و پرداختن به آینده سازمان فعالیت می‌کند. علاوه بر این او مدیران آینده را پرورش می‌دهد و خود را گرفتار نظارت روزمره نمی‌کند. در ادامه به معنی تفویض اختیار می پردازیم.
تعریف اختیار
در تفویض اختیار مقام بالاتر بخشی از اختیار خود را به مقام یا شخص دیگر واگذار می‌کند. این اختیارات با اراده مقام بالاتر و طی صدور حکمی از جانب او به مقام پایین‌تر واگذار می‌شود.
اختیار یعنی قدرت تصمیم‌گیری، که با مقام و منصب سازمانی مرتبط است. هر فرد دارای مقام در یک سازمان، حقوق و قدرت ویژه‌ای دارد. او با کناره‌گیری از مقام خود این حقوق را از دست می‌دهد؛ زیرا این قدرت و اختیار مختص مقام فعلی او است. اختیار در مدیریت از یک جایگاه رسمی و قانونی برخوردار است.
(جهت شناخت انواع سبک‌های تصمیم گیری می توانید مقاله: انواع سبک‌های تصمیم گیری کدامند؟ را مطالعه کنید.)
تعریف تفویض اختیار
با تفویض اختیار مدیر یا سرپرست سازمان، بخشی از اختیارات مقام خود را به زیردست یا زیردستان خود واگذار می‌کند. این واگذاری اختیار، بدون انتقال مسئولیت نهایی مدیر صورت می‌گیرد. کاری که مدیران را برای انجام وظایف اصلی خود و پرداختن به آینده سازمان مهیا می‌کند و او را گرفتار نظارت و انجام کارهای روزمره نمی‌کند.
تفویض اختیار به مدیر کمک می‌کند، تا زمان خود را صرف فعالیت‌های با اهمیتِ بالاتر در سازمان کند. علاوه بر این در هر سازمان استعدادهای کشف نشده زیادی وجود دارند که با فرصت دادن به افراد آشکار می‌شوند. واگذاری اختیار در فعالیت‌ها، همان فرصت برای آشکارسازی و در نتیجه به کار گرفتن استعدادهای بیشتر است.
در این خصوص مدیری با کفایت باید امور سازمان را برای پرداختن به موضوعات عمده و اساسی تنظیم کند و تفکر استراتژیک داشته باشد. او باید تمام تمرکز خود را برای رسیدن به نتیجه‌های درخشان بگذارد؛ به همین دلیل هم باید کارهای اولویت‌دار و درجه اول را مشخص کند و با دقت و صرف زمان بیشتر آن‌ها را انجام دهد. برای رسیدن به این مهم، بهتر است کارهای دارای اولویت پائین و کم اهمیت‌تر را نیز به دیگران واگذار کند. در نهایت مدیر سازمان با واگذاری اختیار انجام کارها به زیردستان خود، زمان و تمرکز بیشتری برای رسیدن به هدف‌های سازمان خواهد داشت.
ارکان تفویض اختیار و مزایای آن
چنانچه 4 عامل را به منظور انجام بهتر کار یا وظیفه افراد در اختیارشان قرار دهید، تفویض اختیار صورت می‌گیرد. این عوامل عبارتند از :
• اطلاعات: باید در خصوص عملکرد سازمان به افراد اطلاعات لازم را ارائه کنید. اطلاعاتی درباره عملکرد شرکت، حقوق مقامات اجرایی، ترازنامه و صورت جریان نقدی و… می‌توانند جزو این دسته از اطلاعات عملکرد سازمان باشند که باید در اختیار کارکنان قرار داده شود.
• دانش و مهارت لازم: هر فرد برای این‌که بتواند در سازمانی با موفقیت مشغول به کار شود، باید دانش و مهارت‌های لازم را فرابگیرد؛ دانش و مهارتی که در جهت تامین هدف‌های سازمان باشند. بنابراین سازمان‌ها با طراحی و اجرای برنامه‌های خاص و هدفمند، دانش لازم را به کارکنان خود آموزش می‌دهند. کارکنان سازمان نیز باید برای تحقق هدف سازمان، با استفاده از این دانش و مهارت‌ها، نقش خود را به خوبی ایفا کنند.
• قدرت: زمانی که اختیار انجام کاری را به زیردست خود انتقال می‌دهید، باید قدرت تصمیم‌گیری در شرایط مهم را نیز به او انتقال دهید. به این ترتیب احساس مسئولیت و مطلوبیت بیشتری برای کارکنان خود فراهم می‌کنید. علاوه بر این با این کار، کارکنان مجموعه فرصتی برای بروز ایده‌های جدید خواهند داشت.
• پاداش: و در نهایت چهارمین عامل که پاداش است. پاداش به کارکنان و بر اساس عملکرد آن‌ها در انجام وظایف پرداخت می‌شود. این پاداش می‌تواند به صورت مالی به افراد پرداخت شود و یا بر اساس عملکردشان آن‌ها را در سود شرکت سهیم کند.
نکاتی اصولی در تفویض اختیار
_ تفویض اختیار نسبت به تمام اختیار مافوق ممکن نیست. به عبارت دیگر واگذاری اختیار نسبت به قسمتی از اختیار مدیر امکان‌پذیر است. با این شرایط صلاحیت اساسی و اصلی در تصمیم‌گیری‌ها مختص مدیر سازمان است.
_ انتقال اختیار به زیردست، مسئولیت مقام تفویض‌کننده را از او سلب نمی‌کند.
_ تناسب بین مهارت و دانش فرد با مسئولیت داده شده به او باید حفظ شود؛ زیرا برای مثال نمی‌توان کسی را مسئول نتایج عملی دانست، در حالی‌که تخصص او در زمینه اقتصاد است.
_ واگذاری اختیار قابل فسخ است. بنابراین تفویض‌کننده می‌تواند اختیارات داده شده را از فرد پس بگیرد.
_ از اصولی که همیشه باید در تفویض اختیار رعایت شود، حفظ نظارت مرکزی است. بنا به این دلیل که مدیر در قبال رسیدن سازمان به هدف‌های از پیش تعیین شده مسئول است، نیاز است که او نظارت مرکزی را برای خود محفوظ داشته باشد. محفوظ داشتن نظارت مرکزی برای مدیر سازمان از وقوع انحراف جلوگیری خواهدکرد.
_ مدیر سازمان در امر واگذاری اختیار باید برای دادن آزادی عمل واقعی به زیردستان خود اقدام کند.
_ مافوق باید بتواند به طور مرتب تمام شرایط و نتیجه‌ها را بررسی و به درستی تجزیه و تحلیل کند.
_ مدیر سازمان باید مشخص کند که چه کارهایی را می تواند به افراد دیگر واگذار کند. در حقیقت او باید با درنظر گرفتن مهارت، تجربه و تخصص افراد تصمیم بگیرد که چه کارهایی را باید به چه کسی محول کند.
_ دستور باید قابل فهم و درک بوده و مغایر با هدف‌های سازمان نباشد.
_ فرد زیردست باید بداند که فعالیت‌های او با منافع او همخوانی دارد و در تضاد نیست؛ بنابراین تمايل بیشتری به همکاری در انجام وظایف نشان خواهد داد.
رابطه تفویض اختیار و مدیریت زمان
در بیشتر تکنیکهای مدیریت زمان به نوعی به بحث واگذاری اختیار اشاره شده است. در حقیقت بخشی از مشکل کمبود زمان در سازمان را باید به ضعف در تفویض اختیار نسبت داد. در همین راستا بسیاری از افراد توصیه می‌کنند که کارهای غیر مهم اما فوری خود را در صورت امکان به دیگران واگذار کنید. حتی در برخی از تکنیکهای مدیریت زمان پیشنهاد می‌کنند که کاری را به فهرست کارهای روزانه خود اضافه کنید که امکان تفویض آن وجود نداشته باشد.
از تفویض یا واگذاری اختیار در حوزه‌ی عملکرد فردی، کمتر می‌توان بهره برد؛ زیرا این فرآیند بیشتر در فضای کار تیمی و فضای سازمانی بروز پیدا می‌کند و معنی درستی می‌گیرد.
گام‌های تفویض اختیار
تفویض اختیار معمولا سه گام اصلی دارد. این مرحله‌ها عبارتند از:
1. در گام نخست باید به طرف مقابل بگوییم دقیقا چه وظایفی به او واگذار شده و باید چه کارهایی را انجام دهد. مثلا مدیر فروش به کارشناس فروش خود می‌گوید که وظیفه مدیریت افراد بخش برای مدتی بر عهده او گذاشته شده است و باید این کار را به درستی انجام دهد.
در تقسیم وظایف بین زیردستان باید ظرفیت و توانایی هر یک از کارکنان مورد توجه قرار گرفته و از نیروهای انسانی استفاده مناسب و مطلوب شود.
2. در گام دوم باید حدود اختیارات را مشخص و روشن کنید و به تناسب وظایف به فرد اختیارات کافی را انتقال دهید. در مثال بالا کارشناس فروش باید اختیارات لازم برای مدیریت و ایجاد هماهنگی بین پرسنل را داشته باشد.
3. گام سوم تعیین معیار برای سنجش عملکرد و پاسخ‌گویی است. در نهایت فردی که وظایف را به عهده او گذاشته‌اید، مسئولیت دارد تا تمام آن وظایف را به بهترین نحو ممکن انجام دهد و در این راه تمام توان خود را بگذارد.
در این راه فرد باید دقیقا بداند نسبت به چه چیزی باید پاسخ‌گو باشد، عملکردش بر اساس چه معیارهایی سنجیده می‌شود و انتظار چه خروجی از کار او وجود دارد.
اگر یک یا دو مورد از این گام‌ها انجام نشود، مشکلات اساسی به وجود خواهد آمد. برای مثال اگر فعالیت‌ها و اختیار واگذار شود، اما خروجی کار دقیقا مشخص نباشد، مشکلاتی در تفویض اختیار به وجود خواهد آمد.
تفاوت تفویض اختیار و کفالت اداری
کفالت اداری یکی دیگر از راه‌های انتقال اختیار در حقوق اداری است که با تفویض اختیار تفاوت دارد. کفالت اداری تنها در شرایطی اجرا می‌شود که بنا به حکم قانون، مسئولیت‌های مقام به عهده شخص دیگر گذاشته شود. کفالت اداری در شرایطی قابلیت اجرا پیدا می‌کند که یک مقام به واسطه فوت، استعفا، عزل، بیماری یا غیبت به دلایل خاص، قادر به انجام امور و وظایف خود نباشد. به همین دلیل، کفیل او تا طی شدن مراحل انتخاب شخص جدید مدیریت تمامی امور را به عهده می‌گیرد. برای مثال کفالت معاون یک سازمان در غیاب رئیس خود نمونه‌ای از کفالت اداری است.
مزیت تفویض اختیار چیست؟
تفویض اختیار یک ضرورت و نیاز اساسی در هر سازمان است. این فرآیند مزیت‌های قابل توجهی مثل : افزایش بازدهی، افزایش علاقه نسبت به انجام کار، تقویت علاقه به همکاری تیمی، تکامل فردی، جلوگیری از اتلاف وقت مدیران و… دارد.
افزایش مسئولیت یا فرصت دادن به افراد برای این که حین کار، به رشد و بلوغ در کار دست یابند، به آن‌ها کمک می‌کند تا برای رساندن سازمان به نتیجه موفقیت‌آمیز، توانایی و انرژی بیشتری صرف کنند.
معایب تفویض اختیار
گاهی این فرآیند در کنار مزیت‌های خود با تنگناها و محدودیت‌هایی مواجه می‌شود. این موانع و معایب از ابعاد مختلف قابل بررسی هستند:
_ برخی از مقامات تصور می‌کنند که خود بهتر از دیگران می‌تواند تصمیم‌گیری کنند و عقیده بر این دارند که اگر کاری بخواهد به درستی انجام گیرد، بهتر است خودشان آن را انجام دهند. این افراد معمولا وظایف خیلی کم اهمیت را به دیگران واگذار می‌کنند. افرادی که با این مدیران کار می‌کنند، چون کار واگذار شده به آن‌ها آن قدر بااهمیت نبوده که بتوانند توانایی خود را ثابت کنند، در زمینه ارتقای مقام دچار مشکل می‌شوند.
_ وجود ملاحظات سیاسی و سعی در مخفی نگاه داشتن برخی از مسائل و اطلاعات را می‌توان یکی دیگر از موانع تفویض اختیار برشمرد.
_ نبود قوانین روشن در زمینه تفویض اختیار و یا ناآگاهی افراد در مورد این‌که افراد تا چه حد در حوزه کارشان قدرت مانور دارند، از دیگر موانع این فرآیند است.
_ مدیریت مشارکتی در سازمان‌های کشور معمولا رواج ندارد. مدیریت مشارکتی به معنی مشارکت دادن سایر اعضا در تصمیم‌گیری‌های سازمان است. مشارکت بین اعضا در زمان مناسب و در راه درست می‌تواند آینده‌ای درخشان برای سازمان رقم بزند.
_ نداشتن اعتماد به نفس ممکن است افراد را از مسئولیت‌پذیر بودن در کارها گریزان کند. افرادی که از نداشتن اعتماد به نفس رنج می‌برند، نمی‌خواهند با کوچک‌ترین خطایی در معرض انتقاد دیگران قرار بگیرند.
_ اگر مدیر کنترل لازم برای بررسی نتایج تفویض اختیار نداشته باشد، از دادن اختیار به زیردستان خودداری می‌کند.
چطور موانع تفويض اختیار را رفع کنیم؟
_ در ابتدا باید دیدگاه مدیران در مورد مدیریت کارهای گروهی تغییر داده شود. زیرا مدیریتی که با مشارکت اعضای سازمان صورت بگیرد، سبب نزدیکی اندیشه و تفکر مدیر و کارکنان او شده و عملکرد سازمان را بهینه می‌سازد.
_ واگذاری اختیار به کارکنان سازمان باید کاملا واضح و به دور از ابهام باشد. هرگونه ابهام باید از طریق جلسات توجیهی رفع شود.
_ در کارکنان سازمان حس مسئولیت‌پذیری را بیشتر کنید تا در جهت تعالی خود و سازمان گام بردارند.
_ بین کارکنان انگیزش بیشتری ايجاد کنید. مدیریت باید نیازهای زیردستان خود را کاملا بشناسد تا از طریق آن‌ها بتواند انگیزه بیشتری در کارکنان ایجاد کند. ترفیع مقام و رتبه، شرایط کاری بهتر، پاداش مالی و… از جمله عواملی هستند که می‌توان از آن‌ها به جهت ایجاد انگیزه بیشتر بین کارکنان سازمان استفاده کرد.
در نهایت همانطور که در متن عنوان شد، معنی تفویض اختیار، واگذاری اختیار به دیگران برای انجام بعضی از کارها و رسیدن به نتایج عالی در کار است؛ بنابراین واگذار کردن اختیار به افراد مستلزم تدوین و اجرای سیستم کنترل و ارزشیابی است تا مدیر از فرآیند عملیات تفویض شده آگاه باشد. این کار برای انتقال بازخورد به تفویض شونده ضروری است تا او عملکرد خود را بر اساس نظر مدیریت تنظیم کند.
سخن آخر
واگذارکردن اختیار در سازمان‌ها می‌تواند چرخ مسئولیت‌پذیری سازمان را به چرخش درآورد. در سازمان‌های بزرگ تفویض اختیار امری اجتناب‌ناپذیر است و مدیران موفق باید از آن برای کشف و آشکارسازی توانایی‌ها و استعدادهای زیردستان خود استفاده کنند. به علاوه واگذاری اختیار زیردستان را برای مشارکت بیشتر و انجام هر چه عالی‌تر وظایف و مسئولیت‌هایشان تشویق می‌کند و به سازمان حیات و پویایی بیشتر اضافه می‌کند. این ابزار یکی از اهرم‌های قدرتمند در مدیریت زمان است؛ زیرا تفویض اختیار به معنای انجام دادن کارها توسط دیگر افراد است، که می‌تواند زمان زیادی را برای تفویض‌کننده آزاد کند. مسلما یک فرد به تنهایی قادر به انجام تمام کارها و امور مربوط به سازمانش نیست و این امر نیاز به واگذاری اختیارها به دیگر کارکنان توانمند سازمان دارد.
