همه ما به خوبی می‌دانیم که عمر یک عدد محدود است که اگر قدر آن را ندانیم و از آن هوشمندانه استفاده نکنیم، ضرر سنگینی متحمل خواهیم شد. یکی از قواعد استفاده‌ی هوشمندانه از زمان، مدیریت زمان نام دارد، که موضوع داغ همه‌ی عصر‌ها بوده است.
چیزی که در این مقاله روی آن کنکاش داریم، معرفی بهترین شیوه‌ی مدیریت زمان است زیرا تنها مدیریت ساده‌ی زمان برای استفاده از عمر کافی نیست بلکه مدیریت اصولی و انتخاب یک روش عالی برای مدیریت زمان است که به ما کمک می‌کند بهتر از هر شخص دیگری، زمانی که مساوی است با طلا را مدیریت کرده و بهترین بازدهی را از آن ببریم. اما ابتدا اجازه دهید تعدادی مفاهیم را در این زمینه مرور کنیم.
مدیریت زمان چیست؟
تعریف دقیقی از زمان در دسترس نیست، بعضی می‌گویند زمان گذر عمر است و باید آن را تقسیم کرد و بعضی می‌گویند زمان تقسیم نمی‌شود و می‌تواند تحت شرایط مختلفی مثل اتساع و… سریع یا کند بگذرد! اما تعریفی که از زمان در اینجا می‌آوریم، همان معنی عامیانه خودمان را می‌دهد که هر ثانیه و هر ساعت را تشکیل می‌دهد.
مدیریت اما به استفاده‌ی حساب شده از منابع و تصمیم‌گیری مناسب گفته می‌شود که در اینجا منبع ما همان زمان است که قصد داریم از آن کاملاً حساب شده و اصولی استفاده کنیم. اما چرا باید این‌کار را بکنیم؟
فواید مدیریت زمان (چرا به مدیریت زمان نیاز داریم)
اگر از آن دسته افرادی باشید که به یادگیری رموز موفقیت اشخاص موفق تمایل نشان می‌دهد، مطمئناً به این نتیجه رسیده‌اید که مدیریت زمان تا چه اندازه می‌تواند به خلوت شدن سرتان کمک کرده و دست‌تان را برای تصمیم‌گیری باز نگه دارد. برای مثال طراح گرافیکی را تصور کنید که قصد دارد فردا صبح هم به پروژه‌های کاری‌اش برسد و هم دستی بر محل کار خود بکشد، به نظر شما اگر با یک لیست شفاف از دستوالعمل‌های حساب شده روز خود را آغاز کند، موفق به انجام تمام کار‌ها می‌شود یا بلافاصله بعد از بیدار شدن و خوردن صبحانه به یک کار مشغول شود؟ مطمئناً مورد اول می‌تواند کمک بیشتری به او بکند زیرا می‌داند چه چیزی اولویت دارد و چه چیزی ندارد!
از این‌گونه مصادیق را می‌توان به وفور نام برد به ویژه در سازمان‌های بزرگ و میان مدیران موفقی که توانسته‌اند پس از چندین سال هنوز هم سازمان و شرکت تحت سلطه‌شان را به سمت پیشرفت متمایل کنند.
بهترین شیوه مدیریت زمان چیست؟
بهترین شیوه اما، بهتر است این تیتر را با نظریه‌ای بر بهترین و بدترین آغاز کنیم. اگر به قانون نسبیت آشنایی داشته باشید، میدانید که هر چیزی مثل لباس، تکنیک، روش و… بسته به نوع استفاده کننده‌ی آن هم می‌تواند بهترین باشد و هم می‌تواند بدترین باشد! با این حساب بیشتر سایت‌هایی که مثلاً در مورد تکنیک‌های مدیریت زمان سخن می‌گویند، از پایه عمومی هستند و شاید به کارتان نیاید. در این مطلب اما با استفاده از تحقیقات صورت گرفته سعی داریم بهترین روشی که می‌تواند بیشترین بازدهی را در زندگی شخصی یک فرد معمولی تا حرفه‌ای، صرف نظر از جنسیت و سن داشته باشد، به شما معرفی کنیم.
جالب توجه است که مدیران ارشد و کارآفرینان موفق، همیشه توصیه‌ای برای افرادی دارند که می‌خواهند در زمینه مدیریت زمان بهتر شوند و آن عبارت است از؛ انتخاب یک روش خاص چه برای مدیریت زمان و چه مسائل دیگر، نیاز به بررسی، تحقیق و استفاده از تجربیات دیگران دارد تا بدانید دقیقاً چه می‌خواهید. همچنین پس از یافتن یک شیوه خوب، لازم است به آن کاملاً مسلط شوید تا جزیی از ناخودآگاه‌تان شود.
وقتی از مدیران موفق می‌پرسیم دلیل این توصیه چیست؟ دقیقاً به همان قانون نسبیت اشاره می‌کنند و در ضمیمه‌ی آن می‌گویند؛ روش مدیران سازمان‌های بزرگ، از نظر وظایف با افرادی که مدیریت شغل و زندگی شخصی خود را بر عهده دارند فرق دارد و چیزی که به آن اشاره نمی‌شود دقیقاً همین است. بنابراین بیایید با توجه به این توصیه‌ی مهم، بهترین روش را بشناسیم.
تکنیک پومودورو یکی از بهترین شیوه‌های مدیریت زمان
حدود سال ۱۹۸۰ میلادی بود که شخصی به نام فرانچسکو چیریلو به انگلیسی Francesco Cirillo، فردی نوآور و بهبود دهنده‌ی فرایند‌های پیچیده از ایتالیا تکنیکی برای مدیریت زمان معرفی کرد که ادعا داشت می‌تواند کمک خوبی در این زمینه به افراد بکند. او در رابطه با ایده‌ی اولیه این تکنیک، از تحقیقاتش در زمینه بهبود عادت‌های مطالعه‌اش می‌گفت؛
به دنبال تحقیقات و بررسی‌هایم، می‌خواستم فرایند مطالعه کردن را بهبود ببخشم که با ارتباط دادن اِلِمان‌های فکری، به این تکنیک جالب رسیدم.
چیزی که فرانچسکو از آن سخن می‌گفت نوعی روش کار و استراحت برای مدیریت زمان بود که نامش را از سس گوجه‌ای ایتالیایی، به نام پومودورو | Pomodoro گرفته بود؛ چیزی که بعد از گذشت ۴۰ دهه به یک روش متناسب و معروف جهت مدیریت زمان تبدیل شد. اما چرا و چگونه؟
در پاسخ می‌بایست به قاعده‌ای اشاره کرد که در رابطه با گذر زمان است، این قاعده مستقیماً به میزان بازدهی یک تکنیک در گذر زمان و میزان تجربه شدن آن اشاره می‌کند! دقیقاً یک آزمون است که می‌گوید اگر روشی توانست بعد از ۴۰ سال به چنین معروفیتی برسد، مطمئناً بازدهی خوبی دارد.
شیوه‌ی پومودورو دقیقاً توانسته با این قاعده، همچنان شهرت خود را چند برابر کرده و نشان دهد که می‌تواند به اقشار مختلف جامعه کمک کند تا بتوانند زمان خود را کاملاً ملموس و ساده مدیریت کنند.
ویژگی‌های مثبت این تکنیک
همان‌طور که میدانید؛ چیریلو یک نوآور و کارگشا در زمینه‌ی فنون بهبود فرایند شناخته می‌شود. ویژگی یک شخص کارگشا یا بهبود دهنده فرایند، این است که اختصاصاً تمام عمر خود را وقف کارهای نام‌برده می‌کند که این به تنهایی یک دلیل خوب برای انتخاب شیوه‌ی پومودورو است! علاوه بر این، او در کار خود خبره بود و می‌دانست که یک تکنیک ساده یا مختص به یک قشر نمی‌توانست به اندازه‌ی کافی کارآمد باشد، به همین سبب او با یک دیدگاه کل‌نگر این شیوه را توسعه داده است که قابل تامل است. ویژگی‌های دیگر این تکنیک؛ سادگی، جلوگیری از حواس‌پرتی و افزایش چالاکی ذهن است که به شخص اجازه می‌دهد در کمال سادگی از زمان انتخاب شده استفاده‌ی کامل را ببرد و خود را با استراحت‌های کوتاه تشویق کند تا انگیزه‌ی بیشتری بگیرد.
سخن آخر
شما می‌توانید از هر روشی که برایتان مناسب است برای مدیریت زمان خود استفاده کنید، پومودرو یکی از آن روش‌هاست، در هر صورت همیشه داشتن لیستی روزانه برای انجام کارهایتان به شما کمک خواهد کرد مدیریت زمان بهتری داشته باشید.
