اصل پارتو به احترام پایه‌گذار اولیه آن که ویلفردو پارتو بود، نام‌گذاری شده است. قانون 20/80 یکی از کاربردی‌ترین مفاهیم موجود در مدیریت است و می‌گوید: 20 درصد از فعالیت‌های شما، 80 درصدِ نتیجه را برای شما در بر خواهند داشت! اما این جمله چه معنی دارد؟ در ادامه با ما همراه باشید تا اصل پارتو را بیشتر بشناسیم.

تاریخچه اصل پارتو

قانون پارتو را ابتدا فردی به نام ژوزف جوران مطرح کرده است. بسیاری از ما جوران را چندان نمی‌شناسیم. او در نوشته‌های آلفرد پارتو که اقتصاددان و جامعه‌شناس ایتالیایی بود، جمله‌ای مشاهده کرد. پارتو گفته بود که 80 درصد ثروت ایتالیا در مالکیت یا تحت کنترل 20 درصد جمعیت آن کشور است.
جوران این حرف پارتو را به حوزه‌های دیگر برد و آن را تعمیم داد و اصطلاحی را ایجاد کرد. این اصطلاح به معنی این بود که معمولا در هر مجموعه‌، اقلیتی حیاتی و مهم و اکثریتی از جزئیات و چیزهای کم‌‌ اهمیت وجود دارند.

او اعتقاد داشت که اگر قصد دارید تا مشکلات را در فرآیند تولید حل کنید، ممکن است ایده‌ها یا حتی نقص‌های زیادی به ذهن شما برسد اما به نظر شما تمام این‌ها در یک درجه‌ از اهمیت قرار دارند؟ مطمئنا پاسخ این سوال منفی است. تعداد کمی از موارد می‌توانند بخشی بزرگ از مشکلات را حل کنند.
در نهایت این قاعده به دلیل تاکید جوران روی صحبت‌های پارتو، با عنوان قانون پارتو شناخته شد. پس از مطرح شدن این اصل توسط جوران، اصل پارتو بسیار معروف شد و افراد بسیاری به تبلیغ و ترویج آن پرداختند. این روزها اصل پارتو در مدیریت و کسب و کار بسیار مشهور است و صدها کتاب و مقاله تا کنون به قانون پارتو و کاربردهای آن در زندگی یا کسب و کار پرداخته‌اند.

چرا باید از قانون 20/80 یا اصل پارتو استفاده کنیم؟

تصور کنید فهرستی از فعالیت‌های مهم خود را آماده کرده‌اید. اگر فهرست شما 20 مورد دارد، 4 مورد آن به اندازه 16 موردِ دیگر اهمیت دارند. البته ممکن است حتی بیشتر از این 16 مورد هم اهمیت داشته باشند.
به عبارت دیگر، نکته جالبی که وجود دارد این است که شاید برای به انجام رساندن هر یک از وظایف موجود در فهرست، به یک میزان زمان نیاز داشته باشید اما ممکن است چند مورد از این فعالیت‌ها حتی تا ده مرتبه بیشتر از باقی وظایف اهمیت داشته باشند.

(مطالعه مقاله بهترین شیوه مدیریت زمان چیست؟ به شما در مدیریت زمانتان کمک خواهد کرد)
نکته حائز اهمیت این است که شما باید بیشتر زمان خود را صرف انجام دادن همان 4 وظیفه کنید. نکته‌ای که متاسفانه بیشتر افراد به آن توجه نمی‌کنند. اکثر افراد خود را درگیر 80 درصد وظایف کم اهمیت‌تر با نتایج بیهوده می‌کنند. این افراد دقیقا در آن 20 درصد مواردی که دارای ارزش بیشتر و با نتیجه موثرتر هستند تنبلی می‌کنند.
انجام فعالیت‌های با اهمیت‌تر که می‌تواند تغییر اساسی در کار ایجاد کند، از با ارزش‌ترین و سخت‌ترین کارهایی هستند که می‌توانید در طول روز انجام دهید؛ کارهای سخت‌تر که منجر به نتیجه‌های بزرگ و ارزشمند می‌شوند.
گاهی بعضی از افراد از این‌که تمام روز را سرگرم فعالیت هستند اما در نهایت گویی کار زیادی انجام نداده‌اند، شکایت می‌کنند. این درگیری زیاد با کار و به دست نیاوردن نتیجه خوب، تنها به این دلیل است که این دسته از افراد زمان خود را صرف کارهای بی اهمیت‌تر و با ارزش کمتر می‌کنند. بنابراین با این‌که زمان زیادی صرف می‌کنند، گویی کار مفید و چشم‌گیری انجام نداده‌اند.
پس نیاز است تا زمانی که 20 درصد از کارهای مهم و با ارزش خود را مشخص نکرده و هنوز آن‌ها را به انجام نرسانده‌اید، انجام آن 80 درصد باقی مانده از کارهای کم اهمیت و حتی بیهوده را فراموش کنید. البته برای تحقق این امر باید قبل از شروع به انجام هر کاری درجه اهمیت آن را مشخص کنید. از خود بپرسید و با صراحت به خود پاسخ دهید که آیا این کار جزو 20 درصد فعالیت‌های مهم زندگی‌تان است یا جزو 80 درصد فعالیت کم اهمیت؟ بنابراین می‌توانید بر اساس اولویت و درجه اهمیت وظایف آن‌ها را درجه‌بندی کنید.

سعی کنید روز خود را با انجام سخت‌ترین کارها شروع کنید؛ نه کارهای کوچک و آسان. هر فعالیتی یا تصمیمی در صورت انتخاب و تکرار تبدیل به عادت شما می‌شود. عادتی که پس از مدتی ترک آن نیز سخت خواهد بود. وقتی عادت کنید که روز خود را با کارهای سخت و با اهمیت شروع کنید، بسیار سریع به این شیوه عادت می‌کنید. عادتی که حتما شما علاقه دارید آن را در خود پرورش دهید.
شروع روزِ کاری با وظایف سخت‌تر باعث می‌شود تا با یک موضوع با اهمیت کار خود را آغاز و انگیزه لازم برای ادامه دادن کارها را پیدا کنید. به این ترتیب زمانی که انرژی کمتری دارید، می‌توانید به کارهای آسان‌تر خود برسید. تنها فکر کردن به انجام کارهای سخت‌تر در پایان یک روزِ کاری، خستگی شما را دوچندان می‌کند. انجام کار مهم به شما انگیزه لازم را می‌دهد تا بر تنبلی خود غلبه کنید.
معمولا به انجام رساندن یک کار که نتیجه مهم‌تر و باارزش‌تری دارد، به اندازه کار کم ارزش زمان خواهد برد. با این تفاوت که به انجام رساندن کار مهم، احساس رضایت بیشتری در فرد ایجاد می‌کند. اصل پارتو در این زمینه به شما می‌گوید در دوراهی انتخاب کار مهم‌تری که نیاز به زمان و انرژی یکسانی با کار کم ارزش دارد، قطعا کار مهم‌تر را انتخاب کنید.

_ مطالعه مقاله نظم شخصی یا نظم درونی چیست؟ می تواند به شما در درک مفهوم نظم شخصی کمک کند.

چند نمونه استفاده از قانون پارتو در کسب و کار

همانطور که پیش‌تر عنوان کردیم، اصل پارتو پس از مطرح شدن توسط جوران، به سرعت به موضوع مورد علاقه حوزه مدیریت و توسعه فردی (معرفی پنج کتاب خوب در زمینه توسعه فردی) تبدیل شد. با ترویج اصل پارتو بین افراد، هر کس به تناسب حوزه کاری‌ خود اصول و مثال‌های تازه‌ای را به آن افزود یا از آن استخراج کرد. از قانون پارتو یا همان اصل 20/80 مثال‌های زیادی در کسب و کار وجود دارد. موارد زیر چند مثال از قانون پارتو هستند:80 درصد سود اصلی در کسب و کار را تنها 20 درصد از مشتریان‌ ایجاد می‌کنند.

  • 80 درصد از مشکلات کاری در سازمان را 20 درصد از کارکنان به وجود می‌آورند.
  • 80 درصد از فضای انبار یا اتاق کار با 20 درصد از قطعات و تجهیزات‌ اشغال می‌شود.
  • 80 درصد فروش شما تنها مربوط به 20 درصد از کالا یا محصولات شما می‌شود.
  • 80 درصد از زمان مکالمات تلفنی مربوط به 20 درصد از تماس‌های تلفنی است.
  • 80 درصد از هزینه‌های یک شرکت بیمه تنها توسط 20 درصد از مشتریان برای شرکت ایجاد می‌شود.

همانطور که مشاهده کردید، اصل پارتو 20/80 را می‌توان به مسائل زیادی تعمیم داد.

چگونه می‌توان از اصل پارتو برای مدیریت کارکنان استفاده کرد؟

کارمندان سخت‌کوش و مسئولیت‌پذیر از عوامل مهم در موفقیت کسب‌ و کار مجموعه هستند. اما اصل پارتو یا قانون 20/80 در محیط کار چگونه به کار می‌آید؟
این قانون در کسب و کار این گونه تفسیر می‌شود که 80 درصد مسئولیت و وظایف بر عهده 20 درصد از کارمندان است. به عبارت دیگر بیشتر کارهای یک مجموعه را تنها تعداد کمی از کارمندان انجام می‌دهند. حتی ممکن است مدیر یک سازمان به درستی کار نکند و اکثر وظایف و تصمیم‌گیری‌های او توسط نایب او صورت بگیرد. اتفاقی که شاید در نگاه اول عجیب باشد؛ اما با اندکی دقت بیشتر در برخی از سازمان‌ها متوجه می‌شوید که این اتفاق کاملا مرسوم است. اغلب اوقات شناخت این 20 درصد از کارکنانِ مسئولیت‌پذیر و کاربلد، کار دشواری است.
در طرف مقابل در نظر داشته باشید که طبق اصل پارتو، بیشتر مشکلات و دردسرهای یک سازمان توسط تعداد کمی از کارکنان ایجاد می‌شود. آن‌ها اشتباهات زیادی را مرتکب و سبب از بین رفتن زمان، انرژی و منابع سازمان می‌شوند.
برای حل این مشکل باید کارکنان را به رشد، مسئولیت‌پذیری و مشارکت در کارها تشویق کرد. در ادامه عنوان می‌کنیم که با استفاده از اصل پارتو در محیط کار چطور می‌توان عملکرد کارکنان را بهبود بخشید.
کارمندان باید 80 درصد از تصمیمات مربوط به وظایف خود را خودشان بگیرند

رهبر یا مدیرنباید درمورد مسائل کاری بیش از 20 درصد از تصمیم‌گیری‌ها را انجام دهد.  او باید تصمیم‌گیری درباره 80 درصد از موارد را به کارمندان خود واگذار کند. به این ترتیب کارمندان اهداف را تعیین و راهکار رسیدن به آن را شناسایی می‌کنند. با این کار کارکنان ایده‌های خود را به اشتراک می‌گذارند و به رشد مجموعه کمک می‌کنند.

اجازه دهید کارمندان در 20 درصد از مهم‌ترین تصمیم‌گیری‌ها نقش موثر داشته باشند
اگر اجازه دهید که کارکنان در تصمیم‌گیری‌های مهم نقش داشته باشند، دستاوردهای سازمان به میزان چشمگیری تغییر می‌کند. در این زمینه مدیران باید به سرعت به کارکنان بازخورد بدهند و آن‌ها را کنترل‌ کنند؛ به این ترتیب از این‌که کارکنان سازمان در مسیر درست قرار دارند نیز اطمینان حاصل می‌کنند. مشارکت دادن کارمندان در تصمیمات مهم باعث می‌شود که آن‌ها بتوانند روی کار تمرکز ویژه‌ای داشته باشند و آن‌ را به بهترین شکل به انجام برسانند.

مدیر مجموعه باید 80 درصد وقت خود را صرف گوش‌دادن به صحبت‌های کارمندان کند
مهم‌ترین نقش مدیر، هدایت کارکنان است. بنابراین جای تعجب ندارد که مدیر باید 80 درصد وقت خود را به گوش دادن به اعضای تیم و هدایت آن‌ها اختصاص دهد. رهبر یا مدیر موفق با راهنمایی و اختصاص وقت به کارکنان خود، از پیشرفت کار و نحوه انجام کارها مطلع شده و مسیر را برای رسیدن به هدف‌های سازمان هموار می‌کند.

اصل پارتو یا قانون 20/80 چیست؟اصل پارتو در مدیریت زمان

علاقه‌مندان به حوزه مدیریت زمان، همیشه از طرفداران اصلی اصل پارتو بوده‌اند. به همین دلیل نیز تکنیک‌های بسیاری برای استفاده از قانون پارتو در مدیریت زمان مطرح شده است.
یکی از مهم‌ترین این تکنیک‌ها، همان مسئله فهرست‌ کردن فعالیت‌ها و اولویت‌بندی کردن آن‌ها بر اساس میزان انرژی‌ مورد نیاز و اهمیت‌شان است. با بررسی این‌که نتیجه هر فعالیت چقدر برای‌تان اهمیت دارد، می‌توانید فعالیت‌های کلیدی خود را با صرف کم‌ترین زمان و کسب بیشترین دستاورد شناسایی کنید.
مدیریت زمان یعنی مدیریت زندگی و تسلط بر فعالیت‌هایی که پیش رو دارید. شما با اصل پارتو در مدیریت زمان به راحتی می‌توانید فعالیت‌های مهم خود را انتخاب کنید. افراد موفق هر روزشان را با مهم‌ترین وظیفه‌های پیش رو آغاز می‌کنند.
البته قانون پارتو یا همان قانون 20/80 در مدیریت زمان تنها به اولویت‌بندی کارها اشاره نمی‌کند. این اصل می‌گوید که 80 درصد از افرادی که با آن‌ها ارتباط کاری دارید، 20 درصد به خروجی شما کمک می‌کنند. بنابراین با حذف این افراد و سرمایه‌گذاری روی 20 درصد باقیمانده از افراد، می‌توانید خروجی بهتر و دستاوردهای بزرگ‌تری داشته باشید.

استفاده از قانون 20/80 یا قانون پارتو در هدف‌گذاری‌ها

افراد در زندگی یا کسب و کار خود اهدافی دارند که برای رسیدن به آن‌ها تلاش می‌کنند. تمامی اهدافی را که برای رسیدن به آن‌ها تلاش می‌کنید مد نظر قرار دهید. آیا تمام این اهداف برای شما اولویت یکسانی دارند؟ آیا برای رسیدن به تمام این اهداف باید به میزان برابر زمان و انرژی بگذارید؟
مسلما زمان، انرژی، سرمایه صرف‌شده، نتیجه کار و… برای هر یک از اهداف شما متفاوت است. بنابراین نیاز است تا ابتدا تمام موارد را برای اهداف خود بررسی کنید و توسط آن‌ها اولویت‌بندی اهداف را شروع کنید. برای به کار گرفتن قانون 20/80 در هدف‌گذاری‌ها باید سعی کنید تا حد امکان زمان خود را روی فعالیتی بگذارید که بیشترین سوددهی و ارزش را خواهد داشت. نتیجه سودآور برای شما می‌تواند هر چیزی باشد. موفقیت در یک پروژه، شرایط بهتر زندگی، موفقیت در آزمونی خاص و… همگی می‌توانند جزو اهداف مهم و اولویت‌دار شما باشند.

استفاده از قانون پارتو 20/80 در زندگی اجتماعی

حتما تا این جای مطلب متوجه شده‌اید که قانون 20/80 را در بسیاری از زمینه‌ها می‌توانید استفاده کنید. به نظر شما این اصل در مورد دوستان هم مورد بررسی قرار می‌گیرد؟
فرض کنید که 20 نفر دوست و آشنا در اطراف خود دارید. حال تصور کنید که در شرایطی دشوار قرار گرفته‌اید. آیا تمام آن 20 نفر برای کمک به شما پیش قدم می‌شوند؟ در حقیقت در اکثر مواقع تنها 3 یا 4 نفر از آن‌ها برای کمک خود را می‌رسانند. با این توصیف بهتر است تا به جای سرمایه‌گذاری یکسان روی تمام دوستان خود، زمان و انرژی را برای همین تعداد کمتر دوستان‌‌‌‌‌تان بگذارید. به این ترتیب زمان خود را برای افرادی می‌گذارید که بیش از 80 درصد مواقع در کنار شما خواهند ماند؛ نه افرادی که تنها در زمان حال خوش یا روزهای عالی در کنارمان ظاهر می‌شوند.

سخن آخر

قانون 20/80 یا اصل پارتو یکی از مهم‌ترین مفاهیم مدیریتی است که امروزه با وجود فعالیت‌های بسیار و کمبود زمان، بیش از هر زمانی به آن نیاز پیدا می‌کنیم. شاید شما تا به امروز از این قاعده در زندگی و کسب و کار استفاده کرده‌اید؛ اما از اهمیت این موضوع بی اطلاع بوده‌اید. استفاده از این اصل در محیط کار یا زندگی مدیریت شرایط و رسیدگی به امور را آسان‌تر می‌کند.